Secretaris

Iedere vergadering professioneel voor- en nabereid met een heldere agenda, duidelijke stukken om te bespreken en tijdige verslaglegging

Wanneer interessant?
Het reguliere overleg van uw (management / project) team is een belangrijk moment voor onderlinge afstemming en gezamenlijke richting. De tijd die daaraan besteed wordt wilt u effectief en efficiënt besteden. Maar dat lukt helaas nog niet altijd…. Onduidelijke en/of overvolle agenda. Te bespreken stukken die niet of te laat worden verspreid. Verslaglegging te laat, onvolledig of onvindbaar. Het (tijdelijk) inzetten van een secretaris helpt de kwaliteit van het overleg te verbeteren.

Hoe?
Als (ambtelijk) secretaris ben ik voor alle deelnemers het aanspreekpunt voor het indienen, afstemmen en voorbereiden van agendapunten. Op basis van de ontvangen input en de vastlegging van vorige bijeenkomsten bereid ik, in overleg met de leidinggevende, een agendavoorstel voor. Deze wordt samen met eventuele onderliggende stukken tijdig aan de deelnemers verspreid. Tijdens de bijeenkomst toets ik actief wat over de bespreking / genomen besluiten moet worden vastgelegd. Na de vergadering werk ik het verslag uit met afgesproken acties en genomen besluiten. Eventueel help ik ook mee om alle documenten (agenda’s, bijlagen, verslagen) doorlopend toegankelijk te maken.

Hierbij werk ik vaak met de volgende aandachtspunten:

Degenen die agendapunten indienen al vóór de vergadering helpen om onderwerp en doelstelling van het agendapunt te verduidelijken. Onder andere: is het de bedoeling om te informeren, ideeën of meningen te verzamelen en/of om een besluit te nemen?
Bespreking van een onderwerp waar mogelijk al schriftelijk voorbereiden, zodat ieder vooraf al beschikt over dezelfde informatie en eventuele voorstellen.
Verslaglegging geeft zowel voor deelnemers als voor afwezigen een herkenbaar, beknopt overzicht van besproken onderwerpen, afgesproken acties en genomen besluiten (incl. de belangrijkste overwegingen daarbij).
Tijdig versturen van agenda en onderliggende stukken; snel verspreiden van verslaglegging.

Resultaat
De (tijdelijke) inzet van een betrokken en zorgvuldig secretaris levert u:

Betere voorbereiding en daardoor effectiever en efficiënter vergaderingen;
Transparantie en toegankelijkheid van agenda’s, besproken documenten en verslagen;
Structurele opvolging en bewaking van afgesproken acties en genomen besluiten;
Opbouw van expertise en ervaring om de rol van secretaris vanuit uw eigen team/organisatie in te vullen.

Gewoon eens uit proberen?
Om een praktische indruk te krijgen van de toegevoegde waarde van deze werkwijze in uw eigen organisatie, nodig ik u graag uit om mij een concept-agenda te mailen voor één van uw eigen vergaderingen. In een persoonlijk gesprek of telefonisch deel ik graag mijn indrukken en suggesties.